מה זה ERP ואיזו מערכת ERP היא הכי טובה היום?

לקוחות רבים שואלים אותי: מהי מערכת ERP הכי טובה היום בשוק?

התשובה לכך היא כי שהשאלה הזאת לא נכונה. אבל לפני שנדון בשאלה הזאת, בואו נגדיר מה זה ERP בכלל? ידועה גם כ"מערכת ניהול כוללת".

נתחיל עם הגדרה מילונית: מה זה ERP ?

מערכת erp היא מערכת לתכנון משאבי ארגון (באנגלית: Enterprise Resource Planning System, בר"ת ( ERP היא סוג של מערכת מידע המשמשת לעיבוד נתונים מינהלי, המטפלת בכל צורכי עיבוד הנתונים בארגון (למשל: משאבי אנוש, כספים, שיווק, לוגיסטיקה, תפעול וכו') כמקשה אחת. גישת ה-ERP שונה מהגישה הקלאסית בכך שהיא מאחדת את כלל מערכות המידע של הארגון למערכת אחת באופן המאפשר שימוש במידע משותף באופן אינטגרטיבי ובעל ממשק אחיד.

מה זה ERP

(מתוך ויקיפדיה )

ניתן להרחיב את ההגדרה על בסיס תפיסת העבודה של היום והחדשנות שניכנסה לתחום מערכות ה ERP:

  • כיום רואים את מערכות ERP שתומכות ב מודלים של SaaS כלומר תוכנה שניתנת בשירות, בתשלום חודשי לשימוש, לרוב אנחנו רואים את המערכות האלו מופעלות דרך פלטפורמת WEB, בהתקנה מקומית או בסביבת ענן, אבל לא חייבת להיות תלות בין השימוש בפלטפורמת ה WEB לבין המודל של שימוש בתוכנה כשירות .
  • מערכות שלא תלויות בפלטפורמה או בבסיסי נתונים – אם בחרנו לעבוד על מערכת erp מקומית כלומר מותקנת בשרתים הפיזיים של החברה, אנחנו רואים שיש מערכות שלא מכריחות את הלקוח למערכת הפעלה מסויימת או בסיס נתונים מסויים אלא עובדות בהרבה פלטפורמות.
  • יש כיום מערכות שמקיימות סביבת פיתוח מלאה ועשירה המאפשרות התאמות מיוחדות ללקוח החל משינויים במסכים ועד הוספה של פונקציונאליות שלמה – ניתן להגדיר מערכות אלו כפלטפורמת ERP יותר מאשר מערכת ERP.
  • נכנס לעולם ה ERP טכנולוגיות של API שפותחות את המערכת לשימוש דרך מערכות אחרות ומאפשרות ממשק עם פחות מפרקים בדרך.

רוצה מידע נוסף? כמה פרטים ונחזור אליך בהקדם

נחזור רגע לשאלה המרכזית – מהי מערכת ה ERP הכי טובה?

אז אם השאלה הזאת לא נכונה כפי שטענתי קודם, אז מהי השאלה הנכונה ? השאלה הנכונה היא מהי המערכת הכי מתאימה לארגון שלי. הרעיון מאחורי השאלה הזאת היא עריכת בדיקה בין המערכות השונות על פי קריטריונים המתאמים לארגון שלנו.

אם כך, בואו נמנה כמה קריטריונים שבהם ניתן יהיה לבחון את המערכות :

בינלאומיות –  המשמעות היא תמיכה של מערכת erp בשפה וברגולציות בעיקר של הכספים ודיווח רשויות .האם תמיכה בינלאומית היא דבר הכרחי לארגון שלנו?

לפני שמחליטים על התשובה צריך לבדוק אותה טוב, ולתת לה את המשקל המתאים. כלומר אם אני חברה שיש לה ישויות בכל העולם, במשקל שווה או אפילו יותר גדול מהיישות המקומית, בינלאומיות מקבלת משקל גבוהה אבל אם הארגון שלנו מנהל את כל העסקים שלו בארץ וקיימים לו סניפים בחול במשקל יחסית קטן, בינלאומיות מקבלת משקל נמוך.

אמר לי מנכ"ל של אחד החברות בהקשר של בנלאומיות: "אני קודם רוצה פתרון שיסדר לי את הבית על כל השאר אני אחשוב אחרי זה" – גם זאת גישה.

ייצור – המשמעות היא, האם קיים מודול ייצור כחלק אינטגרלי מהמערכת והמודול של הייצור אמור לספק מידע תפעולי ותמחירי על מערך הייצור של הארגון. השאלה היא קודם כל כמה הייצור הוא מרכז העשייה שלנו ? האם קיים בארגון תהליך ייצור מורכב או פשוט?

לעיתים מספיק לארגון רק לנפק את חומרי הגלם ולייצר מוצר במערכת, ואז התהליך הוא יחסית פשוט, אבל לפעמים מדובר בתהליך עם עץ מרובה תהליכים, או מרובה רבות ואז התהליך הוא פשוט. דרישות הנתונים על תהליך הייצור של המפעל מצד ההנהלה, לעיתים רבות מכריע מה מורכבותו של מודול הייצור הנדרש .

לקוח אחד התעקש כי הוא אינו חברת ייצור מורכבת ונאלץ לפתוח 10 מק"טים של תתי עצי מוצר על מוצר אחד שהוא מייצר כי המערכת שבחר לא תמכה בתהליך הייצור שלו

שירות / אחזקה – הסיבה שזה מופיע כאן באותו הסעיף היא שברוב המיקרים ההבחנה בין מודול שירות למודול אחזקה היא שבראשון מדובר בשירות ללקוחות ובשני מדובר לעבודות בתוך האירגון .

מה רמת השירות/ אחזקה שאנחנו עושים ? מה המשקל של זה בתוך העשייה הכוללת שלנו ? בדרך כלל מודדים את זה בכסף ( אחוז מכלל הוצאות הארגון ) כמובן שככל שהארגון ממוכן יותר או שהשירות שהוא נותן, קשור למיכון, יש לכוון למודול יותר עשיר ופונקציונאלי.

פיתרון ורטיקלי – ישנם היום פתרונות ורטיקלים שונים – לארגונים יחודיים – מעבדות, נד"לן מניב, ניהול פרוייקטים, וכולי.

יש להבדיל בין שני סוגים של פתרונוץ ורטיקלים:

פתרון ורטיקלי הנובע ממחיות של הספק בלבד: הספק מצהיר כי יש לו ניסיון בתחום מסויים ע"י הכרתו את התחום, אבל לא עשה שינוי בליבת המערכת על מנת להתאים אותה.

עוד בנושא

פתרון ורטיקלי הנובע משינוי בליבת המערכת : הספק שינה את ליבת המערכת על מנת שתתאים טוב יותר לפרתרון הורטיקךל המדובר.

ההבחנה בין שתי הפתרונות הללו חשובה על מנת להבין את טיב הפתרון המוצע.

כמובן – שבחירה בין מערכות מצריכה איפיון, אבל כבר לפי הפרמטרים האלה ניתן לראות מה הכיוון הכללי של המערכת הנבחרת.

מעבר לכך – יש חשיבות מאוד גדולה לבחירת הספק.

לקוח פעם אמר על רקע פסילת ספק ובחירת ספק אחר גדול יותר "פילים עושים את זה עם פילים" ופרוייקט ה ERP אצלנו נכשל.

הגודל – לא תמיד קובע, יכולת החיבור של הספק לארגון וטיב הפתרון הם אלו שקובעים וחשוב להבין זאת .

האם הוא ספק יחיד או שיש לו הרבה מתחרים על אותה הפלטפורמה – מאוד חשוב להגיע לשוק בו יש שחקנים רבים על מנת לבחור בספק שמתאים מתוך מבחר ספקים ובנוסף לכך לנטרל את התלות העתידית בו.

פרופיל מנהלי הפרוייקט של הספק – כמה ניסיון יש למנהל הפרוייקט של הספק שיעשה את הפרוייקט בארגון ? האם יש לו רקע מספק בתעשייה בה הארגון עוסק ? עד כמה מנהל הפרוייקט יהיה מעורב זה בפרוייקט או יפעיל אנשים אחרים אולי פחות מנוסים ?

חשוב לזכור – איכות הפיתרון כאיכות מנהל הפרוייקט המגיע לארגון.

הכותב : רוטליין ערן, מנכ"ל ובעלים של רוטליין אי .טי, רוטליין מונה 12 עובדים בניהם רואי חשבון, מהנדסי תעשייה וניהול, מתכנתים ואנשי רשת, נוסדה בשנת 2006.

רוטליין מטמיעה ומתאימה מערכות : Sap Buisness One, M3 ומערכת פריוריטיPriority