חשיבות הטמעת מערכת erp בארגון?

הטמעת מערכת מידע

מערכת ERP ( Enterprise Resource Planning System ) היא מערכת לתכנון משאבי ארגון. זוהי מערכת מידע המשמשת לעיבוד נתונים, המטפלת בכל צורכי עיבוד הנתונים בארגון (למשל: משאבי אנוש, כספים, שיווק, לוגיסטיקה, תפעול וכו') כמקשה אחת. גישת ה ERP שונה מהגישה הקלאסית בכך שהיא מאחדת את כלל מערכות המידע של הארגון למערכת אחת באופן המאפשר שימוש במידע משותף באופן אינטגרטיבי ובעל ממשק אחיד.

הטמעת erp

בארגונים בהם אין מערכת מחשוב ERP, נמצא מספר תוכנות התומכות בפעילויות השונות בתוך הארגון. התוכנות הללו מסייעות בניהול מערכות הארגון השונות- יצור, מלאי, לוגיסטיקה, משאבי אנוש, לקוחות, רכש, הנהלת חשבונות וכספים. בארגונים אלה, כאשר ההנהלה מבקשת דוחות ניהוליים המשלבים מספר פרמטרים ממערכות שונות בארגון, נדרש לשלוף מכל מערכת את הנתונים הרלוונטיים ולשלבם בצורה ידנית או באמצעות ממשקים ומערכות חיצוניות אחרות כדי לקבל תמונה מלאה ולכן יש לבצע הטמעת מערכת erp בארגון.

דוגמה להבנת המורכבות – בדיקת תחזית רווחיות של מוצר מסוים שהחברה מוכרת

לצורך הכנת דוח ניהולי מתאים, נדרש שילוב של הטמעת מערכות מידע ושאיבת מידע הקיים בכל המערכות:
עץ מוצר– ממערכת היצור, מלאי חומרי הגלם- ממערכת המלאי, עלויות חומרי הגלם- ממערכת הרכש או הנהלת החשבונות, עלויות עבודה ישירות- ממערכת היצור וממערכת משאבי אנוש, כמויות נמכרות ברמת לקוח- ממערכת ניהול לקוחות או הנהלת החשבונות, ומחירי מכירה– ממערכת הלקוחות או הנהלת החשבונות.
לצורך הכנת דוח בסיסי שכזה, מכין הדוח נדרש לשלוף נתונים מתוכנות ומערכות שונות ולאחד אותם לדוח אחד בעבודה ידנית או לחלופין נדרש ממשק ששולף את הנתונים מהמערכות השונות לתוך דוח אחד אך אז, יש לבדוק את הנתונים, לבצע התאמה בין הנתונים המגיעים מהמערכות השונות ולעבד את הדוח.
הקושי בקבלת נתונים ודוחות מעין אלה, גורם בדר"כ לוויתור של ההנהלה על דוחות ניהוליים ממוקדים ברמת מוצר / לקוח וכו' והסתפקות בניתוח פעילות החברה מלמעלה או לחלופין, ההנהלה מקבלת דוחות ממוקדים שהעבודה הנדרשת להכנתם אינה יעילה, המקום לטעויות גדול ואי הדיוקים בנתונים יכול להיות משמעותי.

הטמעת מערכת ERP בארגון פותרת את הבעיות המתוארות לעיל

במערכת ERP המערכות השונות בארגון מנוהלות תחת קורת גג מחשובית אחת. המודולים השונים של המערכת מסונכרנים האחד עם השני והכנת דוחות ניהוליים ממוקדים הופכת לעבודה פשוטה יחסית ומדויקת בהרבה.
לאחר הטמעת מערכות מידע, הקלות והמהירות בהפקת המידע במערכת ERP מאפשרים להנהלה לקבל כלים ניהוליים ממוקדים לצורך תמיכה בקבלת החלטות ברמות מוצר, לקוח, מרכזי רווח, רכש וכו' ומאפשרים להנהלה להיות עם "היד על הדופק" באופן שוטף.

הטמעת מערכת erp בארגון

גם מנהלי המחלקות השונות מקבלים כלים ניהוליים שוטפים

מנהל היצור יכול לתכנן יצור על פי תעדוף הזמנות לקוח מצד אחד ועל פי מלאי חומרי גלם בפועל מן הצד השני ולא להיות "מופתע" במהלך עבודת היצור.
מנהל הרכש יכול לקבל המלצות רכש על פי מצב המלאים, תכנון היצור העתידי, תנאי המסחר עם הספקים ומועדי ההספקה, ולאפשר למערכת לעבוד ללא עיכובים וחוסרים.
מערכת הכספים מקבלת מידע המשורשר מרגע הזמנת לקוח או הזמנת רכש, המשך בתעודת משלוח או תעודת כניסה וכלה בחשבונית לגביה או לתשלום. וכך, הכנת תחזית תזרים מזומנים לדוגמה, מתאפשרת לא רק על בסיס חשבוניות רשומות בהנהלת החשבונות אלא כבר מרמת הזמנות הרכש והזמנות לקוח.

הטמעת מערכות מידע

לסיכום, הטמעת ERP בארגון מאפשרת לכל חלקי הארגון לפעול בצורה יעילה יותר ומשדרגת את ארגז הכלים של הנהלת החברה. היא תורמת משמעותית לשדרוג רמת הניהול השוטף הן לטווח הקצר והן לטווח הארוך.
הכלים הניהוליים מאפשרים להנהלה לצפות קדימה את צרכי החברה הן התפעוליים והן הפיננסיים ובכך לקבל החלטות ולהיערך נכון יותר.
ככל שהמידע ממוקד ומדויק יותר, הוא נותן להנהלה ביטחון בקבלת החלטות ומאפשר תכנון יעיל שמתבטא בסופו של דבר בתוצאות פעילות החברה.

עוד באתר: